GoBD-Konformität

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein kontinuierlich laufender Trend in Unternehmen und Organisationen aller Größen und Branchen. Insbesondere die Einführung digitaler Rechnungsverarbeitungsprozesse steht im Fokus. Um diese Einführungen umzusetzen, müssen Unternehmen regelmäßig diverse gesetzliche Anforderungen erfüllen, die für IT-gestützte rechnungslegungsrelevante Prozesse gelten.

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) verlangen, dass die IT-gestützten Prozesse von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sind.

Bei Verstößen gegen die GoBD, z. B. durch formelle Mängel oder die fehlende Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit digitaler Prozesse und Belegflüsse, droht dem Unternehmen schlimmstenfalls eine Verwerfung der Buchführung.

Eine Prüfung der Einhaltung der GoBD-Compliance durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wirkt diesem Risiko entgegen. Die Prüfung identifiziert und beseitigt eventuelle Mängel, stellt sicher, dass rechtsgültige Belege im Unternehmen vorhanden sind und minimiert somit das steuerliche Risiko der digitalen Prozesse.

Prüfungen der GoBD-Compliance werden gem. der einschlägigen Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) in Kombination mit dem Prüfungshinweis PH 9.860.4 (GoBD-Compliance Prüfung) des IDW durchgeführt. Der Prüfungshinweis enthält Anforderungen für eine GoBD-konforme Implementierung digitaler Prozesse.

Prüfungen der GoBD-Compliance werden gem. der einschlägigen Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) in Kombination mit dem Prüfungshinweis PH 9.860.4 (GoBD-Compliance Prüfung) des IDW durchgeführt. Der Prüfungshinweis enthält Anforderungen für eine GoBD-konforme Implementierung digitaler Prozesse.

Für die Prüfung spielen folgende Elemente eine zentrale Rolle:

• Basiselement: Verfahrensdokumentation und generelle IT-Kontrollen
• Ergänzungselement (1): Belegeingang
• Ergänzungselement (2): Elektronischer Belegausgang
• Ergänzungselement (3): Elektronische Aufbewahrung
• Ergänzungselement (4): Datenzugriff der Finanzverwaltung

Der Prüfungshinweis sieht die Prüfung der Anforderungen des Basiselements sowie eines oder mehrerer Ergänzungselemente vor. Die Selektion kann je nach Prüfungsgegenstand zielgerichtet und nach Bedarf erfolgen.

Eine Prüfung gem. IDW PS 860 kann in Form einer Angemessenheitsprüfung oder einer Wirksamkeitsprüfung erfolgen.

Ziel der Angemessenheitsprüfung ist es, dem Wirtschaftsprüfer ein Urteil mit hinreichender Sicherheit darüber zu ermöglichen, ob

• die in der Erklärung der gesetzlichen Vertreter zum IT-System dargestellten Kriterien für den vorgesehenen Anwendungszweck geeignet sind,
• die Erklärung der gesetzlichen Vertreter zum IT-System in allen wesentlichen Belangen frei von wesentlichen Fehlern ist,
• die in der Erklärung der gesetzlichen Vertreter zum IT-System dargestellten Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen des zu prüfenden IT-Systems in allen wesentlichen Belangen mit hinreichender Sicherheit geeignet sind, die Kriterien einzuhalten, und zu dem zu prüfenden Zeitpunkt implementiert sind.

Ziel der Wirksamkeitsprüfung ist über die Angemessenheitsprüfung hinaus zu beurteilen, ob die in der Erklärung der gesetzlichen Vertreter zum IT-System dargestellten Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen des zu prüfenden IT-Systems in dem zu prüfenden Zeitraum wirksam gewesen sind.