Prüfung von Archivsystemen

Haben Sie die handels- und steuerrechtlichen Anforderungen an Dokumentenmanagement- und Archivsysteme im Blick?

Unternehmen gehen angesichts des Fachkräftemangels vermehrt dazu über, Prozesse zu optimieren und Workflowprozesse einzuführen. Rechnungen werden digitalisiert und in Dokumentenmanagementsystemen archiviert. Durch den Wechsel von bislang papiergebundenen zu digitalen Prozessen ändern sich die Risiken, aber auch die Anforderungen an diese Prozesse. Wichtig ist, dass alle Beteiligten den Daten in den Archivsystemen vertrauen können.

Handels- und steuerrechtliche Anforderungen an Dokumentenmanagement- und Archivsysteme

Die rechtlichen Anforderungen an Archivsysteme sind in § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) und in § 147 der Abgabenordnung (AO) definiert. Das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) konkretisiert die Anforderungen des HGB im Rechnungslegungsstandard IDW RS FAIT 3. Eine nähere Bestimmung für die AO erfolgt in den vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten „Grundsätze[n] zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.

Durch die in den GoBD enthaltene Verpflichtung, digital empfangene Rechnungen auch digital zu archivieren, wird die Einführung eines Dokumentenmanagement- bzw. Archivsystem für immer mehr Unternehmen zu einem Muss. Ein wesentliches neues Risiko: Unter Berücksichtigung der Anforderungen aus dem Umsatzsteuergesetz (§ 14 ff. bzw. § 14 b UStG) müssen konkrete Prozesse und Kontrollen für eingehende Rechnungen vorhanden sein, damit der Vorsteuerabzug nicht gefährdet ist. Damit es später keine bösen Überraschungen gibt, müssen die Dokumentenmanagement- bzw. Archivsysteme und die Prozesse die handels- und steuerrechtlichen Anforderungen erfüllen.

Das IDW hat daher den Prüfungshinweis IDW PH 9.860.4 „Die Prüfung der Einhaltung der Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD-Compliance)“ entwickelt. Dieser Prüfungshinweis ermöglicht eine zielgerichtete und umfassende Prüfung Ihres Dokumentenmanagement- bzw. Archivsystems.